FristenCalculator
Die Idee zum FristenCalculator ist aus der Vergabepraxis entstanden, in der man immer wieder mit Fragestellungen rund um die Fristen im Vergabeverfahren konfrontiert ist.
Der FristenCalculator kennt die Fristen im Vergaberecht aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Vergabeverordnung (VgV), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A-EU, VOB/A-VS und VOB/A), der Sektorenverordnung (SektVO), der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) sowie der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
Nach Auswahl der maßgeblichen Vergabeordnung (VgV, VOB/A-EU, VOB/A-VS, SektVO, KonzVgV) im Oberschwellenbereich und der Auswahl des gewünschten Vergabeverfahrens (offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft) werden die im Vergaberecht verankerten Mindestfristen für Angebotsfristen und Teilnahmefristen im FristenCalculator angezeigt.
Der Auftraggeber darf aber ohne weitere Begründung längere Teilnahmefristen und Angebotsfristen als die Mindestfristen verwenden. Da es sich bei den in den Vergabevorschriften genannten Teilnahmefristen und Angebotsfristen immer um Mindestfristen handelt, dürfen diese Fristen verlängert werden.
Öffentliche Auftraggeber sind gehalten, angemessene Fristen festzulegen. Bei der Festlegung der Fristen ist etwa die Komplexität des Auftrags, eventuell erforderliche Ortsbesichtigungen, Anzahl und Umfang der von den Unternehmen im Vergabevefahren beizubringenden Erklärungen und Nachweise, die Zeit für die Ausarbeitung der Teilnahmeanträge und Angebote sowie die Zeit für die Auswertung der Teilnahmeanträge und Angebote angemessen zu berücksichtigen. Vor diesem Hintergrund sollten öffentliche Auftraggeber von der der Möglichkeit der Verlängerung der festgelegten Mindestfristen je nach Einzelfall auch Gebrauch gemachen, um den Unternehmen etwa einen realistischen Zeitrahmen für die Erarbeitung eines Teilnahmeantrags oder wettbewewerbsfähigen Angebotes zu setzen.
Bei der Bemessung der Fristen sollten auch sonstige bekannte Randbedingungen wie zum Beispiel Urlaubszeit, Brückentage durch Feiertage, Zusatzzeiten zum Beschaffen notwendiger Bescheinigungen etc. berücksichtigt werden.
Eine zu kurz gewählte Angebotsfrist schränkt den Wettbewerb unnötig stark ein und erhöht zwangsläufig die Preise. Zu kurze Fristen schrecken zum einen potenzielle Anbieter ab und erhöhen zum anderen die Preiskalkulationen, da die Anbieter durch die Kürze der Zeit nicht detailliert genug kalkulieren können und Risikozuschläge mit aufnehmen müssen.
Da es im Unterschwellenbereich bei den Fristlängen keine konkrete gesetzliche Vorgabe in Kalendertagen für die Fristen gibt, sondern hier lediglich allgemein angemessene Fristen gefordert werden, werden für UvgO und VOB/A-Verfahren im Fristenassistenten Empfehlungen abgegeben.
Ein weiterer Vorteil des FristenCalculators: Der FristenCalculator kennt auch die Logik der Fristenberechnung und kennt die Feiertage in den 16 Bundesländern. Fallen bestimmte Fristenden auf einen Samstag, Sonntag oder einen Feiertag, dann verlängert sich diese Frist auf den nächsten Werktag. Dies wird im FristenCalculator automatisch berücksichtigt und ein Hinweis angezeigt.
Ein zusätzlicher Vorteil des FristenCalculators: In der kalendarischen Darstellung kann man sich die Schulferienzeiten im ausgewählten Bundesland anzeigen lassen. Dies hilft bei der Entscheidung für die Fristlängen und die Planung der Angebotsauswertungen.
Durch ein engagiertes Projektteam sowie die konstruktive Zusammenarbeit zwischen Praxisratgeber Vergaberecht Thomas Ferber e.K. mit der Reguvis Fachmedien GmbH, dem Kompetenzzentrum für innovative Beschaffung (KOINNO), dem Entwicklungsteam der fuxdev GmbH und den Design- und Usability-Experten der quäntchen + glück GmbH & Co. KG sowie der SCHUMACHER Brand + Interaction Design GmbH ist der FristenCalculator / Fristenassistent (KOINNO) als Webanwendung entstanden. Diese Anwendung hat aus der Perspektive und Rückmeldungen vieler Nutzerinnen und Nutzer insbesondere hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit neue Standards gesetzt.