In Vergabeverfahren muss nicht zwingend das billigste Angebot den Zuschlag erhalten. Die Wirtschaftlichkeit bestimmt sich vielmehr nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Und hier kann die Leistungsstärke (Qualität, Innovation, Nachhaltigkeit, etc.) der Angebote eine wesentliche Rolle spielen.

Die Wahl der Bewertungsmethode (Zuschlagsformel) ist dabei in der Regel kein neutraler Vorgang, sondern hat Einfluss darauf, welches Angebot den Zuschlag erhält. Ebenso hat die Wahl der Notenskalen für die verschiedenen Zuschlagskriterien einen größeren Einfluß auf die Wirtschaftlichkeit als meistens gedacht wird. Zwischen Zuschlagsformel, Notenskala und Gewichtung bestehen Wechselwirkungen, sodass eine isolierte Betrachtung der Gewichtung von Preis und Leistung nicht der wahren Gewichtung entspricht.

Des Weiteren hat jede Bewertungsmethode ihre Schwächen, was in manchen Fällen nicht zum wirtschaftlich sinnvollsten Angebot führt.

Für Wirtschaftsunternehmen bedeutet die Teilnahme an einer Ausschreibung in der Regel einen nicht unerheblichen Aufwand und einen finanziellen Invest. Umso wichtiger ist aus Bietersicht ein faires und transparentes Verfahren. Bei Ausschreibungen, bei denen neben dem Preis auch die Leistungsstärke (Qualität, Innovation, Nachhaltigkeit, etc.) eine Rolle spielt, sehen viele Bieter vor lauter Bäumen sehr oft den Wald nicht mehr. Die Gewichtung von Angebotspreis und Leistungspunktzahl hat einen entscheidenden Einfluss auf den Begriff der Wirtschaftlichkeit. Durch die Bekanntmachung der Gewichtung sollen die potenziellen Bieter erkennen, ob sie ihre Angebote preisoptimiert, leistungsoptimiert oder in einem ausbalancierten Verhältnis von Preis und Leistung anbieten sollen. Die veröffentlichten Gewichte sind allerdings manchmal mehr Schein als Sein.

Mitarbeiter von Vergabestellen unterschätzen häufig den Einfluss, den die im Vergabeverfahren vorgegebenen Zuschlagskriterien und Wertungssysteme sowohl auf die Gestaltung der eingehenden Angebote als auch auf das Ausschreibungsergebnis haben.

Jede Bewertungsmethode hat ihre Schwächen, was in manchen Fällen nicht zum wirtschaftlich sinnvollsten Angebot führt. Um Überraschungen zu vermeiden, ist es notwendig die Schwächen der Bewertungsmethoden zu kennen und sich davor zu schützen. Des Weiteren stellt sich die Frage, welche Informationen zu den Bewertungsmethoden den Bietern notwendigerweise zu Verfügung gestellt werden müssen, um das Grundprinzip der Transparenz zu erfüllen.