Alle Jahre wieder – Der Feiertagstrick im Vergabeverfahren
Schon vor über 2.000 Jahren wusste man, wie man mit geeigneten Fristen Wettbewerb verhindert. Cicero schrieb in seinen Reden gegen Verres (I, 2, 1. Buch, 122): „Verres aber (…) beginnt mit der Verdingung, (...) zu einer unpassenden Zeit, gerade während der römischen Spiele." (Aus: Marcus Tullius Cicero, Die Reden gegen Verres, übersetzt von Manfred Fuhrmann, Artemis & Winkler, Tusculum).
Heute, im Jahr 2026, schreibt ein Bundesministerium eine Rahmenvereinbarung über strategische Top-Management-Beratung für die Behördenleitung mit einer Laufzeit von bis zu 4 Jahren (2 Jahre garantierte Laufzeit mit der Möglichkeit, zweimal um ein Jahr zu verlängern) in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb aus. Die Frist für den Teilnahmewettbewerb wird in dieser Ausschreibung dabei aufgrund einer Dringlichkeit auf 15 Kalendertage reduziert (Absenden der Bekanntmachung an Tenders Electronic Daily (TED) am 30.03.2026, Veröffentlichung der Bekanntmachung am 31.03.2026 bei TED, Abgabe der Teilnahmeanträge bis zum 14.04.2026). Die Begründung für dieses beschleunigte Verfahren lautet: „Erste Arbeitsergebnisse aus Einzelabrufen dieser Rahmenvereinbarung sollten schnellstmöglich vorliegen.“
Die eigentlich im Vergaberecht vorgesehene Mindestfrist für den Teilnahmewettbewerb von 30 Kalendertagen wird damit halbiert und durch die Osterfeiertage weiter deutlich reduziert. Des Weiteren ist Ostern neben Weihnachten eine Haupturlaubszeit. Ein Zeitraum, in dem vieles entschleunigt ist, viele Mitarbeitende einige Tage Urlaub haben und der Fokus auf der Familie liegt. Die allgemeine Entschleunigung des Geschäftslebens rund um die Osterfeiertage ist eine bekannte Randbedingung.
Für die Erstellung eines Teilnahmeantrags für eine solche 4-jährige Rahmenvereinbarung verbleiben damit effektiv 9 Arbeitstage, falls man die Bekanntmachung bereits am 31.03.2026 wahrgenommen hat (in den meisten Bundesländern begannen die Osterferien bereits in der Woche vor Ostern) und sich nicht in den Osterferien befindet. Das heißt, viele relevante Unternehmen haben diese Ausschreibung wahrscheinlich noch gar nicht wahrgenommen.
Die Reduzierung des Teilnahmewettbewerbs auf 15 Kalendertage ist im Vergaberecht bei einer hinreichend begründeten Dringlichkeit zulässig. Die hinreichend begründete Dringlichkeit hat dabei wesentlich niedrigere Anforderungen als die äußerste Dringlichkeit (auch außergewöhnliche oder besondere Dringlichkeit genannt). Ein unerwartet dringendes Projekt kann bei objektiven Gründen durchaus ausreichen, eine hinreichend begründete Dringlichkeit zu begründen. Aber hier geht es nicht um ein einzelnes dringendes Projekt, sondern es geht um eine Rahmenvereinbarung für die nächsten vier Jahre mit bis zu 36.000 Stunden strategischer Top-Management-Beratung für die Behördenleitung und mit einem erwartbaren zweistelligen Millionenauftragswert.
Rahmenvereinbarungen sind das Instrument der langfristigen, planbaren Beschaffung, ihr Wesen ist das genaue Gegenteil von Dringlichkeit.
Bei den in den Vergabeordnungen vorgegebenen Angebotsfristen und Teilnahmefristen handelt es sich um absolute Mindestfristen. Diese Mindestfristen müssen in vielen Ausschreibungen angemessen verlängert werden, um die Komplexität der Ausschreibung und sonstige bekannte Randbedingungen wie z.B. Urlaubszeit, Brückentage durch Feiertage, Zusatzzeiten zum Beschaffen notwendiger Bescheinigungen und vieles mehr zu berücksichtigen. Die Angemessenheit der Fristen ist in jedem Fall für jede Ausschreibung im Einzelfall zu prüfen.
Verres nutzte die römischen Spiele, das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) nutzt die Osterfeiertage und die damit verbundene Urlaubszeit, um den Wettbewerb zu reduzieren.
In einem folgenden zweiten Beitrag werde ich auch die Bewertungsmethodik dieser Ausschreibung näher beleuchten. Denn auch diese wirft Fragen auf.
Die eigentlich im Vergaberecht vorgesehene Mindestfrist für den Teilnahmewettbewerb von 30 Kalendertagen wird damit halbiert und durch die Osterfeiertage weiter deutlich reduziert. Des Weiteren ist Ostern neben Weihnachten eine Haupturlaubszeit. Ein Zeitraum, in dem vieles entschleunigt ist, viele Mitarbeitende einige Tage Urlaub haben und der Fokus auf der Familie liegt. Die allgemeine Entschleunigung des Geschäftslebens rund um die Osterfeiertage ist eine bekannte Randbedingung.
Für die Erstellung eines Teilnahmeantrags für eine solche 4-jährige Rahmenvereinbarung verbleiben damit effektiv 9 Arbeitstage, falls man die Bekanntmachung bereits am 31.03.2026 wahrgenommen hat (in den meisten Bundesländern begannen die Osterferien bereits in der Woche vor Ostern) und sich nicht in den Osterferien befindet. Das heißt, viele relevante Unternehmen haben diese Ausschreibung wahrscheinlich noch gar nicht wahrgenommen.
Die Reduzierung des Teilnahmewettbewerbs auf 15 Kalendertage ist im Vergaberecht bei einer hinreichend begründeten Dringlichkeit zulässig. Die hinreichend begründete Dringlichkeit hat dabei wesentlich niedrigere Anforderungen als die äußerste Dringlichkeit (auch außergewöhnliche oder besondere Dringlichkeit genannt). Ein unerwartet dringendes Projekt kann bei objektiven Gründen durchaus ausreichen, eine hinreichend begründete Dringlichkeit zu begründen. Aber hier geht es nicht um ein einzelnes dringendes Projekt, sondern es geht um eine Rahmenvereinbarung für die nächsten vier Jahre mit bis zu 36.000 Stunden strategischer Top-Management-Beratung für die Behördenleitung und mit einem erwartbaren zweistelligen Millionenauftragswert.
Rahmenvereinbarungen sind das Instrument der langfristigen, planbaren Beschaffung, ihr Wesen ist das genaue Gegenteil von Dringlichkeit.
Bei den in den Vergabeordnungen vorgegebenen Angebotsfristen und Teilnahmefristen handelt es sich um absolute Mindestfristen. Diese Mindestfristen müssen in vielen Ausschreibungen angemessen verlängert werden, um die Komplexität der Ausschreibung und sonstige bekannte Randbedingungen wie z.B. Urlaubszeit, Brückentage durch Feiertage, Zusatzzeiten zum Beschaffen notwendiger Bescheinigungen und vieles mehr zu berücksichtigen. Die Angemessenheit der Fristen ist in jedem Fall für jede Ausschreibung im Einzelfall zu prüfen.
Verres nutzte die römischen Spiele, das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) nutzt die Osterfeiertage und die damit verbundene Urlaubszeit, um den Wettbewerb zu reduzieren.
In einem folgenden zweiten Beitrag werde ich auch die Bewertungsmethodik dieser Ausschreibung näher beleuchten. Denn auch diese wirft Fragen auf.
- Als nicht präferiertes Beratungsunternehmen würde ich unverzüglich rügen. Da die Unangemessenheit der Frist ohne vertiefte Vergabekenntnisse erkennbar ist, droht ansonsten eine Rügepräklusion.
- Als Bundesrechnungshof würde ich mir diesen Beschaffungsvorgang im Detail ansehen.
- Als Bürger und Steuerzahler bin ich über ein solches Verfahren einfach nur empört.
- Als Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) würde ich diese Ausschreibung unverzüglich aufheben und danach nach den Regeln des Vergaberechts mit angemessenen Fristen und damit wettbewerbsorientiert ausschreiben, falls der Bedarf weiterhin besteht.
- Ferber, Thomas. Wann sind Fristen angemessen? VergabeFokus 1/2026.
- Ferber, Thomas. Fristen im Vergabeverfahren, 4. Aufl., Bundesanzeiger Verlag 2017.
- Ferber, Thomas. Fristen im Vergabeverfahren, 5. Aufl., in Vorbereitung, Praxisratgeber Vergaberecht 12/2026.